El futuro de la gestión documental empresarial
Alex Hidalgo, director de soluciones TIC
La gestión eficiente de documentos es esencial en cualquier empresa, sin importar su tamaño o industria. La acumulación de archivos físicos y digitales puede ser abrumadora, lo que lleva a la pérdida de tiempo y recursos. En este contexto, surge DocShare, un software diseñado especialmente para empresas, que revoluciona la forma en que se administran los archivos documentales. Este software, que aprovecha tecnologías de vanguardia, ofrece una solución integral para la gestión de documentos, transformando los procesos empresariales y promoviendo la digitalización.
DocShare destaca por su capacidad para automatizar la gestión de documentos en una única aplicación. Tanto en un ordenador, una tableta o un smartphone, este software permite administrar todos los documentos, desde los antiguos que se apilan en estanterías hasta los nuevos que se generan diariamente. La gran ventaja de DocShare es su capacidad para gestionar tanto archivos en formato físico como digital, almacenándolos directamente en la plataforma. Algunas empresas incluso aprovechan esta transformación para convertir sus espacios dedicados al almacenamiento en oficinas funcionales y productivas.
La base de DocShare se encuentra en la tecnología de Inteligencia Artificial (IA), la gestión de flujos de trabajo y la movilidad corporativa. Estas tecnologías permiten una máxima eficiencia en los procesos documentales, optimizando las operaciones entre departamentos y reduciendo drásticamente el tiempo requerido para buscar y gestionar documentos. La colaboración con socios tecnológicos de renombre, como ABBYY, Validated ID y Microsoft, garantiza que el software esté siempre actualizado y cuente con las últimas innovaciones en el campo de la gestión documental.
DocShare es una plataforma flexible y adaptable que se ajusta a las necesidades específicas de cada empresa. Es integrable con todos los recursos informáticos gracias a su tecnología ".net". Además, se encuentra disponible en varios modos, incluyendo cloud privado, público, híbrido y on premise, lo que brinda a los usuarios la libertad de elegir la opción que mejor se adapte a su entorno empresarial.
DocShare no solo reduce la cantidad de documentos en las oficinas, sino que también ofrece una amplia gama de funciones que facilitan la administración de documentos. Por un lado, permite una administración eficiente: el proceso de administración comienza escaneando la documentación antigua almacenada en la empresa. A partir de ahí, se crean diferentes apartados donde se almacenan archivos según su tipo y función. Además, se automatiza el almacenamiento en línea de facturas, contratos y albaranes nuevos. Además, es compatible con ERP: una de las características más destacadas de DocShare es su capacidad de personalización. Este software se adapta a las necesidades de cada usuario y es compatible con sistemas de planificación de recursos empresariales y contables. Esto significa que la información se organiza de manera eficiente y se comparte con otros programas de tu empresa.
Por otro lado, el cliente tiene acceso desde cualquier lugar: la documentación se almacena en la nube, lo que brinda acceso inmediato a los datos desde cualquier ubicación y dispositivo. Dispone también de un motor de búsqueda integrado que elimina la pérdida de tiempo que suele ocurrir al buscar documentos en archivadores físicos. Así, el usuario puede buscar información en su base de datos simplemente ingresando algunas palabras clave o el nombre del archivo, y obtendrá los resultados en cuestión de segundos
DocShare ofrece una serie de ventajas significativas para las empresas que optan por implementar este software. La primera y más importante es el ahorro de espacio físico. Al eliminar la necesidad de almacenar documentos físicos, el cliente puede liberar espacio en su empresa y deshacerse de la acumulación de papeles. Además, la documentación diaria se almacena automáticamente en línea, evitando la generación de nuevos documentos físicos.
En segundo lugar, asegura una digitalización eficiente. DocShare permite la rápida digitalización de archivos físicos, lo que facilita la gestión y el acceso a documentos de manera eficiente. Cada nuevo documento se guarda directamente en la base de datos, lo que facilita su localización y acceso.
Ofrece mayor seguridad, ya que el empresario tiene el control sobre quién tiene acceso al software y qué información pueden ver. Esto aumenta significativamente la seguridad de sus datos y documentos.
Por último, evita duplicados. El software automatiza la gestión de archivos, evitando la duplicación y asegurando que todas las copias y actualizaciones se guarden en un solo lugar.
DocShare es una solución integral que está transformando la forma en que las empresas gestionan sus documentos. Con su capacidad de automatización, flexibilidad y colaboración con socios tecnológicos de renombre, este software se ha convertido en un aliado valioso para empresas de todos los tamaños y sectores. Al adoptar DocShare, las empresas pueden experimentar un ahorro significativo en tiempo, recursos y espacio físico, al tiempo que aumentan la eficiencia y la seguridad en la gestión de documentos. La transición hacia un enfoque más digital y eficiente en la gestión documental es una inversión que, a largo plazo, aporta beneficios claros y tangibles para cualquier organización.
